Solidarität, Subsidiarität und Autonomie der Partner sind Grundlage der Zusammenarbeit. Die Partner tragen die volle Verantwortung für alle Phasen der Projekte, zum Beispiel für Planung, Umsetzung und interner Evaluation. Der Begriff Koordination bedeutet Abstimmen bzw. die gegenseitige Zuordnung verschiedener Vorgänge. Wir sprechen von Projektkoordination, wenn unsere Arbeit einerseits eine Zusammenarbeit ermöglicht und andererseits eine Doppelfinanzierung verhindert. Wir konzentrieren uns darauf, die Evaluationskapazitäten der Partner zu fördern. Das Effizienzbestreben staatlicher Organisationen, das in Wirkungsanalysen zum Ausdruck kommt, stößt bei uns allerdings auf Skepsis, denn christlich motivierte Solidarität kann sich in einzelnen Fällen einer kalkulatorischen Verrechnung nach dem Prinzip einer möglichst effektiv ansetzenden Hilfe verweigern. Dennoch schließt diese Überzeugung das Bewerten nach Effizienzkriterien auch in kirchlichen Organisationen nicht grundsätzlich aus.

Die Prüfung der Wirksamkeit eines Projekts in Hinblick auf die Verbesserung der Lebenssituation der Zielgruppe ist integraler Bestandteil unserer Projektbegleitung. Hilfe geschieht nicht in einem klinischen Labor, sondern in einem dynamischen Umfeld mit vielen sozialen, politischen und wirtschaftlichen Variablen, welche das Resultat beeinflussen.

In der KOO sind sehr unterschiedliche Organisationen – die Größe und die Ausrichtung betreffend - vertreten, daher gibt es unterschiedliche Modelle der Projektarbeit und somit unterschiedliche Anforderungen an ein Qualitätsmanagement. Die Projektarbeit geht vor allem – aber nicht nur - von jenem Konzept aus, bei dem eine größere Anzahl von Anträgen herangetragen wird, die Organisation diese Anträge sichtet und beurteilt und schließlich diejenigen Projekte fördert, die ihren Kriterien entsprechen. Daher ist auch die Anforderung an das Qualitätsmanagement sehr unterschiedlich, jede Organisation hat für sich ein System, das den relevanten Standards entspricht. In der KOO werden diese gemeinsam diskutiert und schlussendlich auch kontrolliert. Die wichtigsten Punkte der Standards sind:

1. Der/die Antragsteller/in ist eine physische Person, welche durch ihre Rolle dazu befugt ist oder von der/dem Projektträger/in dazu beauftragt wurde. Der/die Projektträger/in ist in der Regel eine Institution bzw. juristische Person nach öffentlichem oder kirchlichem Recht (Partnerorganisation). Wenn Einzelpersonen Projektträger/innen sind, dann muss es dafür einen definierten Rahmen (Policy) in der Mitgliedsorganisation geben. Der/die Projektträger/in trägt die Verantwortung für die Durchführung des Projektes. Das Projekt (wird als eine Finanzierungseinheit verstanden) und ist durch Antragsteller, Projektträger (Empfänger), Inhalt, Laufzeit, Ort und Höhe der Kosten wie der Förderung umschrieben. Kommunikation und Schriftverkehr finden in den international gängigen Sprachen statt (Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Portugiesisch).
2. Es gibt schriftliche Kriterien für Projektentscheidungen (Jede Organisation hat verschiedene formale, inhaltliche, geografische Kriterien. Diese variieren je nach Organisation). Die angewandten Kriterien entsprechen den entwicklungspolitischen, pastoralen und ethischen Zielsetzungen der KOO. 
3. Entscheidungsinstanzen sind in Statut und/bzw. Geschäftsordnung festgelegt und beschrieben. Fachlich geeignetes Personal bearbeitet die Projekte und bereitet die Unterlagen für die Projektentscheidungen vor. Es verfügt über Länderkenntnisse, Sprachkenntnisse, Projektmanagementkenntnisse und Fachkenntnisse zu den inhaltlichen Schwerpunkten.
4. Protokolle dokumentieren die getroffenen Entscheidungen. Alle Projektgenehmigungen und Projektablehnungen werden erfasst und dokumentiert. Es gibt eine schriftliche Vereinbarung zwischen der Mitgliedsorganisation und der/dem Projektträger/in, die Titel des Projektes, genehmigte Summe, geplante Zahlungen wie die Berichtspflichten festhalten.
5. Geldüberweisungen werden kontrolliert und der Eingang wird bestätigt. Projektträger/in informiert umgehend über den Eingang und übersendet den Bankbeleg und Angaben über den Gegenwert in Lokalwährung.
6. Monitoring: Kontrolle des Projektfortschritts während der Implementierung. Nach Abschluss eines Projektes erfolgt eine Erfolgskontrolle. Es gibt Reiseberichte, die Berichterstattung ist dokumentiert. Die Buchhaltung des Projektpartners erfüllt den rechtlichen Standard vor Ort.
7. Die Organisation verfügt über Policies für die Projektarbeit in Partnerländern: Finanzrichtlinien, Vermeidung von Korruption, Reiseregelungen, Bilder und Botschaften.