KOO-Richtlinie

1. Grundsätze

1.1. Anwendung der Kriterien des Spendengütesiegel

Alle Organisationen der Koordinierungsstelle müssen die Kriterien des Spendengütesiegels erfüllen.

1.2 Gültigkeit

Die Grundsätze, Richtlinien und Durchführungsbestimmungen erlangen für alle Mitgliedsorganisationen Gültigkeit. Für Organisationen, die nicht im Spendenwesen tätig sind, treffen diese Kriterien, die sich explizit auf das Spendenwesen beziehen, naturgemäß nicht zu. Die Finanzrichtlinien der Österreichischen Bischofskonferenz (Beschluss Juni 2011) sind gültig für Organisationen, für die die Bischofskonferenz Aufsichtspflicht hat[1].

1.3 Testierung

Die Grundsätze der Testierung der Jahresabschlüsse durch einen Wirtschaftsprüfer sind für Organisationen ab 1 Million Euro Erträge bzw. für Organisationen mit dem Spendenbegünstigungsbescheid ³ 4a EStG anzuwenden. Bei Organisationen unter 1 Million Euro Erträge kann anstelle eines beeideten Wirtschaftsprüfers die Prüfung durch diözesane Kontrollstellen/Revisoren bzw. den nach Vereinsgesetz vorgesehenen Rechnungsprüfern und/oder andere Kontrollorgane vorgenommen werden. Der jeweilige Prüfungsvermerk wird an die Koordinierungsstelle gesandt.

1.4 Kirchliche Verantwortung

Die Verantwortung, die nach Kanonischem Recht für einzelne kirchliche Organisationen einem gesetzmäßigen Oberen gegenüber besteht, wird durch diese Richtlinien nicht berührt.

1.5 Überprüfung der Einhaltung der Grundsätze und Richtlinien

Die KOO-Mitglieder verpflichten sich, der KOO den Jahresbericht[2] und den Prüfungsvermerk des Wirtschaftsprüfberichtes sowie eine eventuelle Neufassung der Selbstdarstellung unverzüglich nach der jeweiligen Fertigstellung zur Verfügung zu stellen. Der Geschäftsführer der Koordinierungsstelle berichtet einmal jährlich der Vollversammlung über den Stand der Prüfungen.

2. Richtlinien

2.1 Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung

2.1.1 Jede Organisation, auf die die im Punkt 1.3 Testierung genannten Größenmerkmale zutreffen, muss den Jahresabschluss durch einen Wirtschaftsprüfer testieren lassen.[3]

2.1.2 Das Rechnungswesen wird in der Form einer doppelten Buchhaltung geführt.

2.1.3 Werden Teilbereiche einer Organisation in einer dezentralen Buchhaltung geführt, ist sicherzustellen, dass eine Konsolidierung der Jahresabschlüsse möglich ist.

2.2 Internes Kontrollsystem 

• Der Ablauf hinsichtlich der Genehmigung von Projekten ist geregelt und die Beschlussfassung für Dritte nachvollziehbar dokumentiert.
• Die aktuell durchgeführten Aktivitäten entsprechen den in den gültigen Satzungen angeführten Zielsetzungen und Aufgaben.

2.2.3 Projektbuchhaltungen und/oder Kostenrechnungen erfassen jederzeit die genehmigten und ausbezahlten Beträge.

2.2.4 Unvereinbarkeiten von Organen         

2.3 Regeln der Werbung und der Verwendung der Spenden

2.3.1 Den geplanten Maßnahmen müssen überprüfbare Tatsachenangaben zugrunde liegen.

2.3.2 Spendenaufrufe dürfen nicht auf unrealistische Erwartungen der Spender über die Wirkung der Spende abzielen.

2.3.3 Die Spendenwerbung darf nicht darauf abzielen, die potenziellen Spender unter psychischen oder anderen Druck zu setzen

2.3.4 Unbeschadet der Regelungen des Konsumentenschutzgesetzes gibt es bei Abschluss von Fördermitgliedschaften, bei Erteilung von Einziehungsaufträgen oder Lastschriftverfahren  ein generell unbegrenztes Rücktrittsrecht. Die Fördermitgliedschaft muss jederzeit und mit sofortiger Wirkung kündbar sein.

2.3.5 Spenden dürfen nicht angenommen werden, wenn begründete Zweifel an ihrer seriösen Herkunft bestehen. Treten solche Zweifel nach Annahme der Spende auf, so ist diese – soweit dies noch möglich ist – zurückzuerstatten. Ansonsten besteht im allgemeinem kein Anspruch auf die Rückerstattung von Spenden.

2.3.6  Die Spenden sammelnden KOO-Mitglieder stimmen ihre Kampagnen und Aktionen miteinander ab.

3. Mittelherkunft und Mittelverwendung - Information der Öffentlichkeit über Herkunft und Verwendung der Mittel

3.1 Die Organisation erstellt bis spätestens sechs Monate nach dem Bilanzstichtag einen jährlichen Finanzbericht, aus dem die Herkunft und Verwendung aller Mittel hervorgeht gegliedert nach dem unter Punkt 3.2 dargestellten Schema.

Der Wirtschaftsprüfer bestätigt, dass der Finanzbericht aus dem von ihm geprüften Jahresabschluss abgeleitet ist.

3.2 Im Finanzbericht sind die Herkunft und Verwendung der Mittel folgendermaßen darzustellen:

          Mittelherkunft:

          Mittelverwendung:

3.3 Die KOO Mitglieder garantieren die Anwendung der Durchführungsbestimmungen für die Mittelherkunfts- und Mittelverwendungsrechnung, insbesondere auch die korrekte Codierung und inhaltliche Kurzbeschreibung der Projekte im Rahmen der Jahresberichtsmeldung.

3.4 Die Organisation erstellt einen jährlichen Jahresbericht (auch genannt: Rechenschaftsbericht oder Tätigkeitsbericht). Der Finanzbericht ist integrierter Teil dieses Jahresberichtes.

3.5 Erläuterungen zu den einzelnen Positionen

Mittelherkunft

I. Spenden[4]

Unter Spenden werden Geld- oder Sachleistungen verstanden, welche an gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Organisationen erfolgen und für die keine gerichtete Gegenleistung erfolgt. Bei Sachspenden (geschenkten Gütern) wird der Wert gerechnet, der nach den Regeln einer ordentlichen Buchführung in dieser aufscheinen muss. Bei bestimmten Sachspenden (z. B. Kleider) scheint es sinnvoll, sie zu vernachlässigen bzw. eine Bagatellregelung festzulegen.

Zu unterscheiden ist zwischen:

• Spendenerträge ungewidmet

• Spendenerträge gewidmet

II. Mitgliedsbeiträge - Diese sind getrennt von den Spenden auszuweisen.

III. Betriebliche Erträge - Erträge, die im Rahmen eines entbehrlichen oder unentbehrlichen Hilfsbetriebes erzielt werden.

IV. Öffentliche Mittel (Subventionen, Zuschüsse)

Öffentliche Mittel sind jene Mittel, die die Organisation von öffentlichen Stellen zur Erfüllung ihrer statutarischen Zwecke erhält. Der Ausweis öffentlicher Mittel ist nur in jener Organisation zulässig, in der der effektive Zahlungsmittelfluss stattgefunden hat.

V. Sonstige Erträge

Dazu gehören die Einnahmen, die aus eigenen Leistungen erwachsen. Nutzungen und Entnahmen sind wie Erträge zu behandeln (z. B. private Nutzung der betrieblichen Telefonanlage).

• Erträge aus Vermögensverwaltung

  Zu diesen Erträgen zählen beispielsweise Zinserträge aus Veranlagungen sowie Erträge aus Vermietung und Verpachtung.

• Sonstige Erträge, sofern nicht unter Punkt I. bis IV

  Unter sonstigen Erträgen sind alle Positionen auszuweisen, die nicht einer der angeführten Position zuzurechnen sind. Dies sind beispielsweise: Sponsoring, Privatentnahmen (z.B. private Nutzung der betrieblichen Telefonanlage),…

Unentgeltliche persönliche Arbeitsleistungen werden nicht in die Mittelherkunftsrechnung aufgenommen.

VI. Erträge kirchliche Mitfinanzierung

Zu unterscheiden ist zwischen:

a) Erträge von KOO-Mitgliedern (das sind Weiterleitungen, Kofinanzierungen)

b) Erträge von sonstigen kirchlichen Organisationen der röm. Kath. Kirche (z.B. Kirchenbeitragsmitteln)

VII. Auflösung von in Vorjahren nicht verbrauchten Spendenmitteln

a) gewidmete Spenden

b) nicht gewidmete Spenden

VIII. Auflösung Rücklagen

= Gesamtmittelherkunft

Mittelverwendung

I. Aufwendungen für statutarisch festgelegte Zwecke

- Projektmittel (Entwicklung, Humanitär, Andere, Mildtätige)

Projektmittel sind jene Mittel, die die Projektpartner in den Zielländern im Rahmen ihrer Aktivitäten der EZA, der humanitären Hilfe, der mildtätigen und anderen Partner-Unterstützung erhalten sowie jene Aufwendungen, die in diesem Zusammenhang anfallen (z.B.  Bankspesen, Transport, Zoll, Steuern, etc).

Bei Lieferung von kostenlos erworbenen (z. B. geschenkten) Gütern darf nur der Wert als Projektmittel gerechnet werden, der nach den Regeln einer ordentlichen Buchführung in dieser aufscheinen muss. Darüber hinaus können nur die tatsächlichen finanziellen Aufwendungen für Transport, Zoll, etc. gerechnet werden.

Die in Zusammenhang mit der Projektdurchführung stehenden Personalaufwendungen (z.B. Entwicklungshelfer, Missionare) in den Zielländern sowie die Aufwendungen der ihnen für ihre Arbeit zur Verfügung gestellten Sach- und Geldmittel sind Projektmittel, soweit sie von der berichtenden Organisation getragen werden. Die Zuteilung der unterstützten Maßnahmen zu den Kategorien der Auslandsarbeit erfolgt nach der jeweils gültigen Definition der KOO-Vollversammlung.

- Aufwendungen für Projektvorbereitung, -bearbeitung und -begleitung

Diese Kategorie umfasst alle Leistungen, die die unmittelbaren Leistungen an die Partner im Zielland erst möglich machen und/oder den Wert des Gutes bzw. Projektes erhöhen: Projektfindung, -bewertung, -auswahl, Kontrolle und Über­prüfung, Projekt­partner­auswahl und -kontakte (im Zielland oder in Österreich) sowie die diesbe­zügliche Zusammenarbeit auf nationaler oder internationaler Ebene.

- Aufwendungen für Bildung/Anwaltschaft/Information

Unter dieser Kategorie werden die Inlands-Arbeitsbereiche entwicklungspolitische Bildungs- und Informationsarbeit sowie Anwaltschaft und Lobbyarbeit zusammengefasst. Zielland dieser Leistungen ist in der Regel Österreich.

- Aufwendungen für KOO Mitglieder

Das sind Weiterleitungen von KOO Mitglieder an KOO Mitglieder zum Zwecke der ganzen bzw. teilweise Finanzierung von Projekten (Kofinanzierung) bzw. anderen Zwecken.

II. Aufwendung für Spendenwerbung, Spenderbetreuung

Dieser Kategorie umfasst alle direkten Aufwendungen einer Organisation, die ihr jene Spendenerträge verschafft, die ihr die Erbringung von Leistungen ermöglichen. Die Ausgaben für Werbung umfassen die Ausgaben, zur Beschaffung insbesondere von Geldspenden, Sachspenden, Mitgliedsbeiträgen, Fördermitgliedsbeiträgen, Erbschaften, Nachlässen, Schenkungen, öffentlichen Mitteln  sowie Zuwendungen von anderen Organisationen und Unternehmen.

III. Verwaltungsaufwand

IV. Sonstiger Aufwand sofern nicht unter I. bis III. festgehalten

V. Zuführung zu nicht verbrauchten Spendenmittel

a) gewidmete Spenden

b) nicht gewidmete Spenden

VI. Dotierung von Rücklagen

= Gesamtmittelverwendung 

[1] Sammlungen, seien es Kirchensammlungen, Haussammlungen oder Spendenbitten an einen bestimmten Personenkreis, dürfen von kirchlichen Rechtsträgern und Organisationen ausschließlich für kirchliche, mildtätige oder gemeinnützige Zwecke veranstaltet werden.

[2] Die Organisation erstellt einen jährlichen Jahresbericht (auch genannt: Rechenschaftsbericht oder Tätigkeitsbericht). Der Finanzbericht ist integrierter Teil dieses Jahresberichtes.

[3] Die Forderung der Bischofskonferenz, dass bei Organisationen, welche bestimmte wirtschaftliche Bereiche ausgegliedert haben, die Jahresabschlüsse zu konsolidieren sind, wird direkt zwischen den Organisation und der ÖBK geklärt.

[4]  Die Spendenaufrufe der Organisationen sollen klar und unmissverständlich sein. Die Behandlung von Spenden im Jahresabschluss ist abhängig davon, ob die Spenden konkreten Bedingungen oder Zweckbindungen bzw. Verfügungsbeschränkungen unterliegen. Spenden, deren Zweckbindung in der Rechnungsperiode weggefallen ist bzw. erfüllt wurde, werden als frei verfügbare Mittel (ungewidmete Mittel) ausgewiesen. Die Spende ist eine freiwillige Leistung ohne eine unmittelbare Gegenleistung, allerdings mit der Vorstellung, dass die Mittel der vorgegebenen Zweckbestimmung auch tatsächlich zugeführt werden.

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